依頼するという技術

ご挨拶

初めまして!
アイスタイル Advent Calendar 2019の12月24日の担当させていただきます神島(kamijimay)です。

2018年6月に入社しまして、現在主に@cosmeのPCサイト、スマホサイトの運用業務をメインに、他にもSEO業務の担当などもしています。
(SEO業務については21日の@cosmeのSEOについて語らせてほしい!に詳しいことが書いてあります。必見です!!)

なお、前職はSESの会社で開発や新人研修担当をしていました。
「知名度のあるサービスに関わりたい!」という気持ちから転職を決意しまして、縁あってアイスタイルに入社した次第でございます。

今日はクリスマスイヴ

そういえば今日はクリスマスイヴですね!
クリスマスイヴといえば、皆さんご存知サンタさんが子供達におもちゃを贈る日ですね。

私は小学生の頃、当時流行っていたデジモンのおもちゃを「欲しいな〜」「欲しいな〜」と周りに吹聴していたにも関わらず、当日児童書が3、4冊枕元に置いてあるのを見て、表現しがたい怒りを覚えた記憶があります。
なんでサンタさんはデジモンのおもちゃを持って来てくれなかったんですかね?わかりません。

最近そのことを親に話したら、「そんなに怒ってたのwwよく覚えてるねww(要約)」と言われました。
当時の怒りを思い出しますね。なんででしょう。

全国のサンタさんたちには、子供達ががっかりすることのないよう、適切なプレゼントを送って欲しいと願うばかりです。

話しが横道に外れましたね。失礼しました。

何を書こうか

と、クリスマスイヴの話をしつつも。特にクリスマスに沿った話をするでもなく。
今回は自分が「他の人に依頼をする際に気をつけていること」をメインに書こうと思います。

「技術じゃねーじゃん!」というツッコミがあるかもしれませんが、意外や意外。
業務をこなしていると、自然と他の部署に作業や調査をお願いしたりすることが多いんですね。

そういったときにどうやったら「依頼内容がわかりやすいか」「作業を快く受けてもらえるか」という観点の技術は、エンジニアだけでなく幅広い職種で必要かなあと個人的には思っています。

他の人に依頼をする際に気をつけていること

じゃあ具体的に何を気をつけているか!というのを文章の側面とその他に分けてみました。

文章面

  • 箇条書きにする・項目を分ける
  • 会話調にする
  • 絵文字を使って目に止まりやすくする

その他

  • 感謝を忘れない
  • 誰かの依頼にはいち早く反応する

一つずつ詳しく見ていきます。

箇条書きにする・項目を分ける

文章の表現方法としてはかなりメジャーな部類ですね。
箇条書きや、項目を分けて書くことで、複数の事柄を分かりやすく伝えることができます。
ぱっと見内容がまとまっていて頭に入りやすいですし、読むのに時間もかかりません。

箇条書きのポイントは一文を短く端的にすること、項目分けのポイントは項目を多くしすぎないことでしょうか。
行頭を揃えたりすると見やすさが増しますね。

ただ、私は無意識に「箇条書き」を忘れてつらつらと長い文章を書いてしまう癖があるんですよねー…。
気をつけねば。

私は誰かに依頼をする以外にも、障害が起きた際の報告メールでかなり重宝しています。

「こんな障害が起きたよ!!」と全社に送信されるメールなので、障害の内容や原因、範囲を素早く把握できるように書く必要があります。

会話調にする

昨今ブログでは大体誰かに語りかけるように書いてありますよね?
会話調とはソレのことです。

対外に向けた公式文書やビジネスメールなどにはカッチリとした文章が求められますが、社内間でやりとりする際は「伝わりやすさ」が重要だと考えるので、堅苦しい言葉はいらないと思います。

自分はこんな感じで、「こんにちはー!」と出だしから呼びかけるように書くのが好きです。
個人への依頼よりも、複数の部署や人に向けて依頼をする際に効果的かと。

絵文字を使って目に止まりやすくする

ただ文字だけの依頼よりも、絵文字でカラフルにしてある依頼の方がテンションが上がりませんか?私は上がります。

テンションが上がる云々もありますが、弊社で使用しているコミュニケーションツールのSlackは、その特性上重要なメッセージが流れてしまうという問題があります。
スターをつけたり、ピン留めしたり。メッセージを留めておく機能はありますが、そもそも人の目に触れなければ意味がないですよね。

そこで使うのが「絵文字」です!

お知らせしたい内容にやたら絵文字をつけるとか…。

「誰か、誰かレビュー頼む…!」という叫びを表現するとか…。

文章オンリーよりも視認性が高くなっているのは確かですよね!

また、自分は「他の人が読んでいて少しでも楽しくさせたい!」という気持ちからも絵文字を多用しています。
Slack内蔵の絵文字を使うときもあれば、用途に沿った絵文字がない場合は自ら絵文字を作って使うときもあります。

そういえばアイスタイルのカスタム絵文字って【5246個】種類あるんですって!?

すごいですね。これからも貢献していきたいです。
(そんなアイスタイルのカスタム絵文字について書かれた記事はこちら→先輩との距離が縮まる!アイスタイルのSlackカスタム絵文字

感謝を忘れない

依頼をこなして頂いたら、感謝の気持ちを伝える。依頼をする際の基本ですね。
ダイナミックに絵文字を多用すれば、伝わる感謝が倍になるかもしれません。
(※お相手にウザがられない程度の量にしましょう)


Uniposで感謝を伝えるのも手ですが、なかなか意識的に使えていないのが目下私の課題ですね。
20日の記事既存文化をぶっ壊す!Selenium+Node.jsで業務ハックに入門をぜひ導入して充実したUniposライフを送りたい…!

誰かの依頼にはいち早く反応する

自分が依頼をする時、他人もまた依頼をするのだ。

そうですね。
依頼をするのは自分だけではありません。
他の人もSlack上で何かに困って調査や作業を依頼してきます。
「依頼のメッセージを送っても誰も反応してくれない…」そういう時ありますよね。自分ごととして捉えてみると、胃がキリキリしてきます…。

そんなときにいち早く返信をしたり、分かりそうな人に向かってメンションを送ってみたり、リアクションの絵文字をつけたりします。

その依頼先が自分の部署であったとしてもなかったとしても、リアクションがあるだけで「誰かが反応してくれた!」という安心感がありますよね。
私もやったりやらなかったりムラがありますが、意識して続けていきたいと考えています。

「自分は関係ない」と思わずに反応することが一番難しいのかもしれませんね。

今後の課題とまとめ

以上が私が「他人に依頼をする際に気をつけていること」です。
他にもあげればキリがないのですが、自分が特に気をつけていることに重点を絞った次第です。

今後の課題としては「依頼される側が本当に必要だったもの」を明確化して依頼をすることでしょうか。

依頼をする側とされる側の双方で、依頼内容の認識の齟齬があった場合、期待した結果が返ってこないのがほとんどです。

依頼する側は「ちゃんと依頼内容を書いて依頼した!」と主張し、依頼される側は「依頼された作業をやったのに!」と主張し、衝突を免れません。

そういった衝突がなく、依頼を素早く効率的に完了していただけるよう。

「依頼される側が本当に必要だったもの」

を注意して考え、より分かりやすい依頼を目指したいですね。
自分のない頭で絞った、「依頼される側が本当に必要だったもの」の例としては以下でしょうか。。

  • 対応期限
    本当にその期限で対応可能か依頼する前に考える。
  • 依頼内容
    その依頼内容をこなすことで何が達成されるのか、目的は何なのか。
    具体的な作業内容(コマンドを実行してもらう場合はそのコマンドを明記する)を記載する。

他にも鳥頭でリマインドするのを忘れたり、まだまだ課題はたくさんありますが、今後とも試行錯誤を繰り返して「依頼する技術」を磨いていきたいです!

「神島の依頼‥見ずらい…分かりにくい…」という意見もあるかと思うので、他の人が何を気をつけて依頼しているのか、社内でもこれを機にいろんなご意見をいただきたい…!

最後に

明日はクリスマスですね!
去年のクリスマスは習い事の仲間とビールパーティーでしたが、一昨年はパタモン(デジモンのキャラクター)のぬいぐるみと一緒にクリスマスケーキを食べたと同僚に話したら悲しい目をされました。なんででしょうね?
……。

(クリスマスプレゼントを)依頼する技術も高めねば‥。

そして明日はアドベントカレンダーのラストですね!
「会社から100万円もらってやったこと」とは一体なんなんのでしょうか…お楽しみに!

エンジニアノヨウナナニカダ。@cosmeの運用やってます。