この投稿はアイスタイル アイスタイル#2 Advent Calendar 2020の23日目の記事です。
はじめに
こんにちは。アイスタイルでエンジニア部門の採用兼組織人事を担当している齋藤です。
早いもので昨年アドベントカレンダーを書いてから1年が経過しました。
前回の記事では、アイスタイルのエンジニア組織について＆エンジニア採用担当としてジョインしてやった事、などフラットに記載させて頂きました。
今年1年はコロナ渦でテレワークが進んだため、採用活動においてはさらに「情報共有のスピードと質の担保の難しさ」に直面した年だったな、と感じたので情報共有方法の改善のために取り組んだ事を書き起こしてみようと思います。
目次
1. 情報共有における課題と改善する意義
2. 情報共有方法の改善のために行ったこと
3. 総括
4. 最後に
1．情報共有における課題と改善する意義
まずは、情報共有方法の改善の前に、情報共有をする際に一般的に課題となる点を書き出し、会社の現状に当てはめてみました。
■情報共有における課題
・情報が整理・管理されていない
新しく採用活動に協力して頂く仲間に採用活動をする意義～全体の状況が正しく伝わっていない。また、採用関連の情報が記載されたツールが点在しているため分かりにくい。
・情報の伝え方に問題がある
弊社はコミュニケーションツールとして、WorkChat(全社利用)とSlack(主に技術関連部門利用)を使用しているが、候補者情報の共有がルール化されておらず情報が各チャットに混在する事がある。
次に、そもそもなぜ情報共有をする必要があるのかという意義について考えてみました。
■情報共有をする意義
①生産性の効率化(体制強化)
自己のナレッジ（情報や知識、経験）のみに基づいて業務をおこなった場合、効率も悪く、問題が発生しても対処できないことがあり得えます。
とくに、採用に関しては「エンジニア人事×エンジニア部門のマネジメント」、という限られたやり取りになってしまうケースも多く、マネジメントが忙しいから採用業務が滞る事を回避したい。関わるメンバーをマネジメント以外にも増やし、多角的な知識や経験を取り入れながら候補者の方々と面談/面接ができる環境を整える必要があります。
②時間の効率的利用(ナレッジ/仕組み改善)
体制強化によっても1人あたりの面談/面接数を減らす事はできるが、スムーズに情報共有できるナレッジがあれば、報連相(ミーティングの回数削減や確認事項のためのやり取り)も削減する事ができます。
また、ナレッジによりノウハウ共有する事で、一から指導する手間・時間が省け、教育や研修にかける時間を削減することも可能、且つ、共通認識を持つ事ができるためメンバーが増加したとしても認識の齟齬を減らす事ができます。
③新たな発想がうまれやすい(コミュニケーション)
人にはそれぞれ思考の傾向というものがあり、発想も偏ってしまいがちです。情報共有できる体制・仕組みや場所があればお互いに刺激となり、議論が深まります。多くの人の考えを交換・共有すれば、個人では思いつかなかったアイデアが浮かんだり 、盲点に気づきやすくなったりします。
はい、このように情報共有をする事や改善する事は良いこと尽くめですね。
では具体的に今年どういった事に取り組んだのか説明していきたいと思います。
2. 情報共有方法の改善のために行ったこと
■まずは部署ごとにSlackチャンネル作成
連絡手段を従来のWorkChat→Slack主体に切り替えました。
また、セグメント毎に採用要件が異なるため細やかな議論を行いたく、1チャンネル3～6名程度でチャンネルを作成しました。前述した「①生産性の効率化(体制強化)」と「③新たな発想がうまれやすい(コミュニケーション)」を目的としています。
■大切なことはConfluenceへ(Slackチャンネルへの通知も忘れずに)
・Confluenceとは
知識を集め、共同作業するためのリモートでも使いやすいチームのワークスペースです(サイトより引用)。尚、弊社はTECH knowledge管理のためConfluenceを導入しているため、利用する部門は基本的に技術関連部門(エンジニア、デザイナー、プロデューサー等)に限定されています。
人事全般に関しては、全社的なナレッジ共有は基本別ツールを利用していますが、個人的に「エンジニア採用に関する事＝エンジニア部門のナレッジとして蓄積したい」という想いがあるので、エンジニア採用に特化する内容に関してはConfluenceで運用管理しています。
主に書いている内容としてはこの通りです。
・採用課題と採用戦略
→半期～1年毎に修正が加わったタイミングで変更しています
・採用手法
→半期～1年毎に修正が加わったタイミングで変更しています
・参考情報(会社説明資料や採用に関するハンドブック等も添付しています)
→採用に関するツールや勉強会レポート等を共有しています
役割や年代問わず全エンジニアがタイムリーに採用情報を閲覧できるよう心掛けています。
こちらは前述した「②時間の効率的利用(ナレッジ/仕組み改善)」を目的としています。
■採用管理システムとSlack連携は必須
通常設定だと、書類選考依頼→各担当者のメール通知なのですが対応ツールが沢山のエンジニアの方々はメール通知を見きれない…！という方も多いため、Slack連携しています。
対象求人の書類選考をすると、採用管理システム(Talentio)からSlackへ通知が飛ぶ仕様です。
選考スピード向上とコミュニケーション発生の仕掛けに関与します。こちらは前述した「②時間の効率的利用(ナレッジ/仕組み改善)」と「③新たな発想がうまれやすい(コミュニケーション)」を目的としています。
3. 総括
これらの取り組みを通して、
・Slack(コミュニケーションツール)
・Confluence(採用ナレッジ)
・ATS(採用管理システム)
というような各種システムを点で活用するのではなく、繋ぎながら採用活動を行う事が生産性向上に繋がると感じました。まだまだ思考錯誤しながら活用している状況ですが、この意識を忘れずに情報共有の改善活動を推し進めていきたいと思います。
4. 最後に
アイスタイルでは新卒中途問わず一緒に働く仲間を募集しています。面白そう、もっと知りたいと思われた方は是非カジュアルにまずはオンラインでお話しできればと思います！
■こんな方と一緒に働きたい！
・能動的に周りを巻き込んで問題解決に取り組める方
・チームで開発することに対して協調性を持って自ら取り組める方
・目標達成のためにやるべきことを逆算して考えられる方
・チームワークやコミュニケーションを大切に考える方
・生産性向上のための情報共有方法について一緒に考えて頂ける方 ←NEW
最後までお読みいただきありがとうございました。
